Privacyverklaring

Duidelijkheid over wat wij bewaren — en wat niet.

Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens Maewim via deze website en tijdens een eerste zakelijk contact verwerkt, waarom dat nodig is en welke keuzes u daarbij houdt.

In één oogopslag

De website verzamelt weinig. Contact verloopt rechtstreeks via zakelijke e-mail.

Maewim gebruikt contactgegevens niet voor nieuwsbrieven, advertentieprofielen of uitsluitend geautomatiseerde beslissingen.

Bezoek

Geen analytics, trackingcookies of advertentietechnologie.

Contact

Zakelijke contactgegevens en de inhoud van het vraagstuk.

AI en agents

Contactberichten worden niet gebruikt voor profilering of zelfstandige besluiten door AI.

Bewaren

Aanvragen zonder opdracht en bijbehorende correspondentie worden maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact bewaard.

Reikwijdte

Deze verklaring geldt voor de website, contact per e-mail en de eerste zakelijke opvolging.

Wanneer een opdracht ontstaat, gelden aanvullende afspraken over projectgegevens, vertrouwelijke informatie, AI-systemen en verwerkersrollen. De opdrachtgever is daarbij doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en Maewim verwerker. De feitelijke rolverdeling en subverwerkers worden per opdracht vastgelegd in de overeenkomst en, waar nodig, een verwerkersovereenkomst.

Wie is verantwoordelijk?

Duncan Muller, handelend onder de naam Maewim bepaalt voor de in deze verklaring beschreven activiteiten waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt en is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke.

Juridische naam: Duncan Muller, handelend onder de naam Maewim
Rechtsvorm: Eenmanszaak
Adres: Eelerberg 10, 3825 BE Amersfoort, Nederland
KvK: 76391787
Privacycontact: info@maewim.com
Ingangsdatum: 1 januari 2026

Welke gegevens verwerken we, en waarom?

We beperken de verwerking tot de gegevens die nodig zijn voor een concrete activiteit. Stuur bij een eerste contact geen bijzondere persoonsgegevens of onnodig vertrouwelijke informatie.

Websitebeveiliging

Gegevens De hostingomgeving kan bij een websitebezoek het IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, statuscode en noodzakelijke technische kenmerken in verzoek- en beveiligingslogs verwerken. De inhoud van e-mailberichten staat niet in deze websitelogs.

Doel en grondslag Misbruik beperken en de website beschikbaar en veilig houden. Dit is een gerechtvaardigd belang van Maewim en haar bezoekers.

Termijn Door Maewim ingestelde verzoek- en beveiligingslogs worden maximaal 30 dagen bewaard. Door Maewim beheerde websiteback-ups worden maximaal 30 dagen bewaard.

Contact- en A3-vragen per e-mail

Gegevens De naam, organisatie, contactgegevens, vraag, correspondentie en eventuele documenten die u zelf per e-mail verstrekt.

Doel en grondslag De aanvraag beoordelen, beantwoorden en een mogelijke eerste stap voorbereiden. Afhankelijk van de situatie gaat het om maatregelen vóór een mogelijke overeenkomst of het gerechtvaardigde belang om een relevante zakelijke aanvraag te behandelen.

Termijn Aanvragen zonder opdracht en bijbehorende correspondentie worden maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact bewaard.

Geen ongevraagde acquisitie Maewim gebruikt deze gegevens alleen om te reageren op inkomende vragen. Contactgegevens worden niet gebruikt voor nieuwsbrieven, gekochte adressenlijsten of ongevraagde commerciële benadering.

Rechtstreeks contact en opvolging

Gegevens De contactgegevens, correspondentie en documenten die u zelf verstrekt.

Doel en grondslag Uw vraag beantwoorden, afspraken maken en zo nodig een voorstel voorbereiden. Hiervoor gelden dezelfde precontractuele of gerechtvaardigde gronden als bij de intake.

Termijn Niet langer dan nodig voor de opvolging. Ontstaat een opdracht, dan worden relevante gegevens onderdeel van het klant- of projectdossier met eigen afspraken en termijnen.

Overeenkomst en administratie

Gegevens Alleen wanneer een opdracht ontstaat: zakelijke contact-, contract- en factuurgegevens.

Doel en grondslag De overeenkomst uitvoeren en voldoen aan administratieve en fiscale verplichtingen.

Termijn Fiscale basisgegevens worden in beginsel zeven jaar bewaard. Andere projectgegevens alleen zolang de overeenkomst, een onderbouwde claimtermijn of een specifieke afspraak dat vraagt.

Wat helpt in uw bericht?

Noem bij voorkeur uw naam, organisatie, bereikbare contactgegevens, de gewenste verbetering en de huidige context. U kiest zelf welke aanvullende informatie u meestuurt. Zonder voldoende contact- en contextinformatie kan Maewim uw vraag mogelijk niet inhoudelijk beantwoorden.

Wie kan gegevens ontvangen?

Maewim verkoopt geen persoonsgegevens. Toegang blijft beperkt tot mensen en dienstverleners die de gegevens nodig hebben voor hun taak.

Hosting: Amazon Web Services (AWS), websitehosting in Europe (Frankfurt), eu-central-1
DNS: Amazon Route 53 (AWS)
Domeinregistratie: GoDaddy, voor registratie en beheer van maewim.com
Contactkanaal: Niet van toepassing — contact verloopt rechtstreeks via e-mail.
E-mail: Microsoft 365/Exchange Online via GoDaddy; GoDaddy levert en ondersteunt de dienst, Microsoft beheert het e-mailplatform
Interne toegang: Binnen Maewim heeft alleen Duncan Muller toegang tot de zakelijke mailbox en de door Maewim beheerde websiteomgeving.
Overige ontvangers: Professionele adviseurs wanneer dat noodzakelijk is, en bevoegde instanties wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.

Verwerking buiten de EER

Verwerkingslocaties: Websitehosting in Duitsland (AWS Frankfurt); de Microsoft 365-tenant staat in de EU. Route 53, GoDaddy en Microsoft kunnen voor DNS, ondersteuning, beveiliging en dienstbeheer ook buiten de EER verwerken.. AWS Route 53 gebruikt wereldwijd verspreide DNS-infrastructuur. Voor deze inrichting gaat Maewim ervan uit dat geen afzonderlijke Route 53-querylogging is geactiveerd, omdat deze functie apart moet worden geconfigureerd. Dit wordt bij ingebruikname in het AWS-account gecontroleerd. Als logging wel actief is, wordt voor de bijbehorende CloudWatch-loggroep een bewaartermijn van maximaal 30 dagen ingesteld. Als een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruikt Maewim alleen een rechtsgeldig doorgiftemechanisme en passende aanvullende waarborgen.

Waar nodig gelden de verwerkersvoorwaarden van AWS, GoDaddy en Microsoft en de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende technische en organisatorische maatregelen.

Een kopie van of nadere informatie over de toepasselijke waarborg kan worden opgevraagd via info@maewim.com.

Cookies, analytics, AI en agents

Geen tracking

De huidige websitecode plaatst geen analytics- of trackingcookies, gebruikt geen advertentietechnologie en bewaart geen contactinhoud in browseropslag. Daarom is voor deze inrichting geen cookietoestemmingsbanner nodig. Als dit verandert, wordt deze verklaring aangepast en wordt waar nodig vooraf toestemming gevraagd.

De huidige website is niet gekoppeld aan een extern CRM, afsprakenplatform, nieuwsbriefdienst, analyticsdienst of externe foutmonitoringdienst.

Geen automatische beoordeling van aanvragen

Maewim gebruikt contact- en A3-berichten niet om personen met AI te profileren of te scoren en neemt hierover geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen. Microsoft kan e-mail wel technisch controleren op spam, malware en beveiligingsrisico’s.

AI en agents tijdens opdrachten

Afhankelijk van de opdracht kan Maewim zakelijke/API-diensten van AWS, Anthropic en OpenAI rechtstreeks of via AWS gebruiken. Projectgegevens worden niet gebruikt voor modeltraining of eigen benchmarking. De concrete route, modellen, regio’s, functies, subverwerkers en leverancierstermijnen worden vóór gebruik per opdracht vastgelegd.

Agents mogen alleen lezen of schrijven binnen vooraf toegestane systemen en handelingen. Maewim richt menselijke controle, technische grenzen, een stopmogelijkheid en herstel in. Monitoring is gericht op proces en team; AI-uitvoer wordt niet zelfstandig gebruikt voor personeelsbesluiten. Bij stelselmatige monitoring van medewerkers wordt vóór livegang een DPIA uitgevoerd en wordt de medezeggenschap betrokken waar dat wettelijk nodig is.

Maewims tijdelijke bronbestanden, prompts en uitvoer worden ten minste wekelijks opgeschoond. Minimale beveiligings- en auditregistraties kunnen langer nodig zijn; leverancierlogs kunnen volgens de vastgelegde configuratie en veiligheidsvoorwaarden maximaal 30 dagen of, bij wettelijke of veiligheidsuitzonderingen, langer worden bewaard.

Beveiliging en links naar andere websites

Maewim past passende technische en organisatorische maatregelen toe die passen bij de aard en omvang van de verwerking. Daaronder vallen dataminimalisatie, beperkte toegang, beveiligde verbindingen, invoerbeperking en maatregelen tegen geautomatiseerd misbruik. Geen enkele beveiliging kan ieder risico volledig uitsluiten.

Links kunnen naar websites van andere organisaties leiden. Hun eigen privacyverklaring bepaalt hoe zij persoonsgegevens verwerken; Maewim is niet verantwoordelijk voor die verwerking.

Welke rechten heeft u?

Afhankelijk van de verwerking kunt u vragen om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Als een verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming voor de toekomst intrekken.

Maewim reageert in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan die termijn volgens de AVG met twee maanden worden verlengd; u krijgt daar dan binnen de eerste maand bericht over. Bij redelijke twijfel kan Maewim aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen, maar nooit meer dan daarvoor noodzakelijk is.

Een recht is niet altijd absoluut. Een wettelijke bewaarplicht of de rechten van anderen kan betekenen dat een verzoek niet volledig kan worden uitgevoerd. In dat geval legt Maewim uit waarom.

Bent u niet tevreden over de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of naar de bevoegde rechter gaan.

Privacyvraag of verzoek

Stuur uw verzoek naar info@maewim.com. Vermeld voldoende informatie om uw verzoek te begrijpen, maar stuur niet direct een volledige kopie van een identiteitsbewijs mee.

Maewim kan deze verklaring aanpassen wanneer de website, dienstverlening, leveranciers of wettelijke eisen veranderen. Bovenaan staat steeds de geldende ingangsdatum.